Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi d’orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l’Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l’Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ».
Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d’habitants. En plus des missions initiales d’organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l’aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d’animation du territoire en matière de mobilité.
Son objectif majeur est d’offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d’aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d’activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d’investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d’euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.
Assister les chefs de projet et ingénieurs projet en termes d’organisation personnelle et d’assistance administrative dans le cadre de la gestion des projets.
1) Organiser la vie professionnelle des chefs de projets et des ingénieurs :
Tenir les agendas,
Organiser et planifier des rendez-vous et réunions,
Prendre des notes et préparer le compte-rendu de certaines réunions. (*⚠)
2) Gérer le courrier des chefs de projet :
Réceptionner le courrier et le dispatcher entre les membres des équipes projets, (*⚠)
Rédiger et mettre en forme des courriers, des notes et des rapports à la demande des membres des équipes projets et assurer leur reproduction et leur diffusion,
Scanner, télécharger et classer les documents/courriers importants, les devis et lettres de commande sur le système d’information de la Direction de la Maîtrise d’Ouvrage des Projets de Développement. (*⚠)
3) Accueillir téléphoniquement :
Renseigner les interlocuteurs, relayer si nécessaire vers la personne compétente,
Prendre des messages.
4) Assister les chefs de projet dans la production de documents :
Rédiger les rapports au CA les rapports au BE et les décisions du Président sur la base des éléments fournis,
Suivre les délibérations du CA et du BE (relances…),
Rédiger et/ou mettre en forme sur la base de modèles les pièces administratives et techniques de certains dossiers de consultation (CCTP, CCAP, acte d’engagement…),
Assurer la mise en forme et le suivi des conventions en lien avec la responsable de la cellule des affaires juridiques et foncières.
5) Assurer la préparation et la mise en ligne des consultations en procédure adaptées sur le site des marchés publics et leur gestion.
6) Réaliser le suivi financier des projets en lien avec le service Financier :
Etablir les lettres de commande, les bons de commande et les fiches d’engagement (travaux et prestations intellectuelles),
Assurer le suivi administratif et financier des conventions.
7) Saisir les marchés et les conventions dans les applicatifs métiers (logiciels Berger Levrault).
8) Suivre le processus d’achèvement des opérations, depuis les opérations préalables à la réception jusqu’à la levée complète des réserves et fin de la garantie de parfait achèvement :
Créer et mettre à jour le tableau de bord pour l’ensemble des marchés,
Relancer le maître d’œuvre le cas échéant.
9) Participer activement au solde des opérations (constitution du dossier de transfert DMOD/DETP) :
Suivre l’avancement du transfert DMOD/DETP,
Relancer les prestataires en cas de besoin,
Rechercher les éléments nécessaires à cette activité et organiser les dossiers,
Créer et renseigner les tableaux sous responsabilité maîtrise d’ouvrage.
Activités secondaires :
1) Classer et archiver les documents contractuels et les dossiers.
2) Reprographier, relier les pièces de marchés et autres documents. (*⚠)
3) Organiser les déplacements des agents de la direction (réservation d’hôtels, billets de train, remboursement de frais…).
4) Assurer l’intérim des autres assistant(e)s de la direction en cas d’absence ou de surcharge de travail ponctuelle.
5) Réaliser l’intégration des biens (renseigner Berger Levrault, suivre la gestion de FETG…).
6) Rédiger, préparer ou assurer le suivi de l’instruction de certains dossiers administratifs, en lien avec le chef de projet et les mairies concernées (dossier d’enquête publique, permis de construire, déclarations …)
Compétences :
Savoir
Bonne connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) et du fonctionnement de l’internet,
Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite.
Connaissances de base en matière de réglementation des marchés publics,
Connaître le fonctionnement d’une collectivité.
Savoir-faire
Notions d’organisation et de gestion du temps,
Savoir gérer les priorités et les intégrer dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
Savoir organiser une réunion,
Savoir organiser un agenda et prendre des RDV en fonction des priorités des chefs de projets,
Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques,
Savoir rappeler des informations importantes,
Savoir organiser le classement et l’archivage des dossiers,
Savoir saisir et mettre en forme tous types de documents,
Savoir rédiger des courriers, des notes, des rapports,
Savoir organiser les déplacements du directeur et des chefs de projet.…
Savoir-être
Organisation et rigueur,
Disponibilité,
Adaptabilité,
Discrétion,
Esprit d’équipe,
Autonomie,
Qualités rédactionnelles
CDD de 6 mois.
Fondement juridique de recrutement des contractuels :
Emploi (quelle que soit sa catégorie hiérarchique) n'ayant pu être pourvu à un fonctionnaire, les besoins des services ou la nature des fonctions justifiant le recours temporaire à un contractuel (article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique, anciennement art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Les agents recrutés par ce fondement juridique sont engagés par contrat à durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Ces contrats sont renouvelables par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans. Une déclaration doit être saisie, y compris dans le cas du renouvellement d'un contrat.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
