Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi d’orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l’Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l’Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ».
Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d’habitants. En plus des missions initiales d’organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l’aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d’animation du territoire en matière de mobilité.
Son objectif majeur est d’offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d’aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d’activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d’investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d’euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.
- Assister la Directrice Générale et le Directeur Général adjoint en termes d'organisation personnelle, de gestion de l’agenda et de classement et suivi de dossiers
- Être le point d’entrée dans les prises de contacts avec l’extérieur de SYTRAL Mobilités pour les relations avec la Directrice Générale ou le Directeur Général adjoint
- Suivre les dossiers et assurer l’ensemble des travaux administratifs nécessaires au fonctionnement de la Direction générale
- Apporter un appui administratif aux 3 chargés de missions rattachés à la direction générale
1. Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
§ Réaliser la saisie et mettre en forme tous types de documents (courriers, rapports…),
§ Tenir à jour les documents et vérifier la validité des informations traitées,
§ Organiser le classement, l’élimination ou l'archivage des dossiers.
2. Organiser et planifier des réunions
§ Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous (maîtrise d’Outlook),
§ Organiser la logistique des réunions (ordres du jour, salles, supports, convocations…),
§ Organiser selon les cas les déplacements des membres de la Direction générale,
§ Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
§ Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
3. Suivre les projets et activités de la direction générale
§ Intégrer les priorités de la Direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
§ Assurer un rôle d’alerte, rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
§ Réceptionner, gérer, suivre le courrier et les parapheurs (papier et électronique),
§ Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer et diffuser des dossiers,
§ Assurer la gestion budgétaire des dépenses et recettes (utilisation de progiciels),
§ Contrôler les factures, assurer la gestion administrative et comptable des marchés, suivre et relancer les prestataires.
4. Assurer l’accueil téléphonique et physique
§ Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
§ Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
§ Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
§ Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Activités secondaires :
§ Assurer l’intérim d’autres assistant(e)s en cas d’absence ou de surcharge de travail ponctuelle,
§ Etre un interlocuteur référent en interne auprès des agents de SYTRAL Mobilités et en externe.
Spécificité du poste et contraintes particulières :
§ Contraintes horaires en cas d’urgence, de pic d’activité ou pour achever un dossier dans les délais,
§ Utilisation de logiciels et progiciels spécifiques.
Savoir
§ Connaissance des techniques du secrétariat, des logiciels et du fonctionnement de l’internet,
§ Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, mise en forme…),
§ Connaissances de base en matière de réglementation des marchés publics,
§ Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
Savoir-faire
§ Savoir utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et applications métiers,
§ Savoir répartir et gérer son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités,
§ Savoir respecter la confidentialité des informations traitées,
§ Savoir évaluer et hiérarchiser les demandes, identifier les priorités et les urgences, gérer les aléas,
§ Savoir constituer des dossiers et classer tout document (papier ou électronique),
§ Savoir trouver rapidement l’information,
§ Savoir rédiger des courriers ou des documents administratifs, en appliquant les règles d’usage,
§ Savoir communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes ou externes,
§ Maîtriser les techniques de l’accueil.
Savoir-être
§ Organisation, rigueur, méthode,
§ Polyvalence,
§ Sens du contact, de l’écoute,
§ Discrétion, diplomatie,
§ Esprit d’équipe,
§ Qualités relationnelles et Qualités rédactionnelles.
- Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON – à proximité de la gare Part-Dieu,
- Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT),
- Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans conditions d'ancienneté,
- Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d’année, tickets-restaurant, adhésion au Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides…),
- Poste ouvert aux contractuels : il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique.
Fondement juridique de recrutement des contractuels :
Emploi (quelle que soit sa catégorie hiérarchique) n'ayant pu être pourvu à un fonctionnaire, les besoins des services ou la nature des fonctions justifiant le recours temporaire à un contractuel (article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique, anciennement art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Les agents recrutés par ce fondement juridique sont engagés par contrat à durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Ces contrats sont renouvelables par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans. Une déclaration doit être saisie, y compris dans le cas du renouvellement d'un contrat.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
