ASSISTANT DU SERVICE APPUI AUX TERRITOIRES (F/H)

Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi d’orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l’Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l’Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ».

Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d’habitants. En plus des missions initiales d’organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l’aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d’animation du territoire en matière de mobilité.

Son objectif majeur est d’offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d’aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d’activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d’investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d’euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.

Présentation de la direction

La Direction de la Stratégie Territoriale porte une vision globale et transversale de la mobilité sur le territoire et pilote les documents d'orientation de la mobilité de demain. Au quotidien, elle associe souvent les autres directions internes (en fonction du niveau et de l’horizon des études) et est souvent sollicitée en retour pour son regard long terme, multimodal, à l'échelle de l'Etablissement Public et pour sa connaissance des jeux d'acteurs. Les vingt-deux agents qui la compose sont répartis en deux services, dont le Service Appui aux Territoires dans lequel l’activité de cet assistant s’inscrit.

Contexte du poste

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de service, vous travaillerez en lien avec neuf Chef(fe)s de projet et serez ainsi amené(e) à :

Assurer ou participer à la réalisation de l’ensemble des travaux administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement du service,
Recueillir et traiter les informations nécessaires à la gestion des missions confiées.

Missions

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1- Fournir une assistance administrative au sein de l’équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel) :

Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations…) et assurer la relecture des notes produites par le service,
Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers,
Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service,
Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception),
Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces…),
Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides…),
Mettre en forme et suivre des actes (rapports, décisions, délibérations, conventions…),
Mener des relances (auprès de prestataires…) et/ou des contrôles de cohérence des documents fournis en lien avec un responsable,
Contribuer à la préparation et/ou la gestion de dossiers spécifiques, puis assurer le suivi administratif et financier de leur instruction (dossiers de demandes de subventions notamment),
Contribuer à l’établissement et/ou assurer le suivi de conventions (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement…),
Relire, mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions…),
Assurer un rôle de référent en matière de budget et de marchés publics,
Intervenir en appui administratif et financier dans le cadre de projets (suivi des budgets, de l’avancement des livrables, des échéances…),

2- Apporter un appui dans le suivi d’exécution technique et financière des marchés :

Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED,
Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d’avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT,
Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces…),
Répondre aux sollicitations sur son champ d’intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants…),
Participer au suivi budgétaire et financier des activités (suivre la facturation…),
Renseigner les documents budgétaires (budget primitif, décisions modificatives…), sur la base des éléments fournis, et appuyer la cheffe de service dans le reporting budgétaire mensuel
Participer à la procédure de passation des marché (vérification des pièces, saisie…),

3- Préparer et/ou suivre des réunions multi-agendas en fonction des besoins :

Consulter les agendas, prendre et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
Gérer toute l’organisation logistique (convocations, préparation du matériel et dossiers…),
Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus de réunions ou instances sur demande.

ACTIVITÉS SECONDAIRES

Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers,
Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants au sein de la direction en cas de besoin,
Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier),
Participer à des groupes de travail sur les outils et procédure internes,
Organiser les éventuels déplacements (inscription, ordres de mission, réservations, notes de frais…),
Consulter des entreprises pour l’obtention de devis sur demande,
Apporter un appui à l’organisation opérationnelle d’évènements (séminaires de l’assistance technique avec les EPCI 2x par an notamment).

SPECIFICITE DU POSTE ET CONTRAINTES PARTICULIERES

Utilisation de logiciels et progiciels spécifiques (BL évolution notamment).

Compétences

SAVOIR

Bonne connaissance de l'environnement bureautique et numérique (Word, Excel, Outlook, Berger-Levrault notamment),
Connaissances en matière de marchés publics et/ou finances publiques appréciées,
Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe…),
Maîtrise des procédures administratives et des techniques de traitement de l'information,
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales.

SAVOIR-ÊTRE

Qualités de planification, d’organisation et de priorisation,
Polyvalence et adaptabilité (aux interlocuteurs, aux outils…),
Qualités rédactionnelles,
Curiosité et proactivité,
Autonomie,
Discrétion et diplomatie.

Conditions de travail

Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON – à proximité de la gare Part-Dieu,

Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT),

Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans conditions d'ancienneté,

Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d’année, tickets-restaurant, adhésion au Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides…),

Poste ouvert aux contractuels : il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique.

Conditions de recrutement

FONDEMENT JURIDIQUE DE RECRUTEMENT DES CONTRACTUELS :
Emploi (quelle que soit sa catégorie hiérarchique) n'ayant pu être pourvu à un fonctionnaire, les besoins des services ou la nature des fonctions justifiant le recours temporaire à un contractuel (article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique, anciennement art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Les agents recrutés par ce fondement juridique sont engagés par contrat à durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Ces contrats sont renouvelables par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans. Une déclaration doit être saisie, y compris dans le cas du renouvellement d'un contrat.

TRAVAILLEURS HANDICAPES :
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.