ASSISTANT RESSOURCES HUMAINES (F/H)

Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi d’orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l’Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l’Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ».

Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d’habitants. En plus des missions initiales d’organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l’aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d’animation du territoire en matière de mobilité.

Son objectif majeur est d’offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d’aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d’activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d’investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d’euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.

Présentation de la direction

Structurée autour de 4 services (finances, commande publique et achats responsables, ressources humaines et affaires générales/juridiques et foncières), 1 unité (des systèmes d’information et des pratiques numériques) et une mission archives numériques, la Direction ressources compte 70 postes.

Le Service RH est le référent des agents pour toute question liée à leur carrière, paie, formation, temps de travail notamment. Le service assure également l’ensemble des recrutements, la journée d’accueil des nouveaux arrivants ainsi que le pilotage des projets transversaux des ressources humaines comme la mise en œuvre des lignes directrices de gestion.

Contexte du poste

Au sein du service des ressources humaines, composé de 7 personnes, l’assistant RH fournit un appui spécifique dans la gestion administrative des dossiers suivants : suivi de la médecine préventive, gestion des absences/ des comptes épargne-temps/ du temps de travail / du télétravail et participation à la campagne d’entretiens annuels.

- Assurer ou participer à la réalisation de l’ensemble des travaux administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement du service, selon l'organisation de celui-ci et ses liens avec le reste de la collectivité.

- Recueillir et traiter les informations nécessaires à la gestion des missions confiées.

Missions

Fournir une assistance administrative au sein de l’équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel),

Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations…),
Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers,
Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service,
Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception),
Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces…),
Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides…),
Mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions…)
Contribuer à la préparation et/ou la gestion de dossiers spécifiques, puis assurer le suivi administratif et financier de leur instruction [préciser ici la spécificité : suivi de la médecine préventive et interface avec le service de médecine préventive ou la cellule handicap du CDG69, gestion des absences (hors maladie et maternité), gestion de la campagne annuelle des entretiens annuels professionnels, gestion du temps de travail des agents (formules de temps de travail, badgeuse), participation à la campagne annuelle d’alimentation et d’option du Compte Epargne-Temps, mise à jour de l’organigramme, création de contenus et mise à jour de pages intranet, gestion des demandes de stages, gestion des permanences de l’assistante sociale ]
Contribuer à l’établissement et/ou assurer le suivi de conventions (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement…),

Apporter un appui dans le suivi d’exécution technique et financière des marchés,

Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED,
Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d’avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT,
Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces…),
Répondre aux sollicitations sur son champ d’intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants…),
Participer au suivi budgétaire et financier des activités (suivre la facturation…)

Préparer et/ou suivre des réunions multi-agendas en fonction des besoins,

Consulter les agendas, prendre et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
Gérer toute l’organisation logistique (convocations, préparation du matériel et dossiers…),

Activités secondaires :

Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers,
Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants du service en cas de besoin,
Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier),
Participer à des groupes de travail sur les outils et procédure internes,

Compétences

Savoir

Bonne connaissance de l'environnement bureautique et numérique (Word, Excel, Outlook, Berger-Levrault notamment),
Connaissances des bases du statut de la fonction publique territoriale, bonne connaissance du cadre réglementaire de la gestion du temps de travail et des absences
Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe…)
Maîtrise des procédures administratives et des techniques de traitement de l'information,
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales,

Savoir-faire

Savoir utiliser les outils bureautiques standards et applications métiers,
Savoir planifier ses tâches, gérer son temps et respecter les délais impartis,
Savoir évaluer l'urgence d'une demande, prioriser et l'intégrer dans sa gestion quotidienne,
Savoir prendre des notes, saisir, relire et mettre en forme tous types de documents,
Savoir suivre des dossiers (agir seul sur son champ d’actions, veiller au respect de la procédure...),
Savoir orienter et transmettre des informations sur des procédures administratives et financières,
Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques,
Savoir chercher et recueillir les informations nécessaires à la bonne réalisation de ses tâches,
Savoir trier l’information et faire preuve d'une grande discrétion en préservant sa confidentialité,
Savoir échanger avec une multitude d’acteurs et répondre aux sollicitations multiples,
Savoir organiser le classement et l’archivage des dossiers.

Savoir-être

Qualités de planification, d’organisation et de priorisation,
Polyvalence et adaptabilité (aux interlocuteurs, aux outils…),
Qualités rédactionnelles,
Curiosité et proactivité,
Autonomie,
Discrétion.

Conditions de travail

Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON – à proximité de la gare Part-Dieu,
Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT),
Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans conditions d'ancienneté,
Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d’année, tickets-restaurant, adhésion au Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides…),
Poste ouvert aux contractuels : il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique.

Conditions de recrutement

Fondement juridique de recrutement des contractuels :
Emploi (quelle que soit sa catégorie hiérarchique) n'ayant pu être pourvu à un fonctionnaire, les besoins des services ou la nature des fonctions justifiant le recours temporaire à un contractuel (article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique, anciennement art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Les agents recrutés par ce fondement juridique sont engagés par contrat à durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Ces contrats sont renouvelables par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans. Une déclaration doit être saisie, y compris dans le cas du renouvellement d'un contrat.

Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.