ASSISTANT ADMINISTRATIF (F/H)

Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi d’orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l’Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l’Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ».

Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d’habitants. En plus des missions initiales d’organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l’aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d’animation du territoire en matière de mobilité.

Son objectif majeur est d’offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d’aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d’activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d’investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d’euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.

Présentation de la direction

La Direction de la Performance et du Pilotage des Opérateurs a pour vocation à mettre en œuvre la stratégie de SYTRAL Mobilités pour l’exploitation des services de transport et associés.

En particulier, le Service Performance de l’exploitation, qualité de service, process et data a pour finalité :

D’améliorer de manière continue la performance de l’exploitation de l’ensemble des services de transport et associés,
De réaliser les audits, études et enquêtes pour évaluer le service et son usage,
D’assurer qu’une information juste des opérateurs parvienne à SYTRAL Mobilités,
De développer l’usage des données au sein de SYTRAL Mobilités.

Contexte du poste

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Chef de service, vous serez amené(e) à assurer le remplacement de l'assistante du Service Performance de l’exploitation, qualité de service, process et data.

Missions

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1- Fournir une assistance administrative au sein de l’équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel),

Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations…),
Mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions…),
Contribuer à l’établissement et/ou assurer le suivi de conventions (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement…),
Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers,
Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service,
Mener des relances (auprès d’entreprises, maître d’œuvre, AMO…) et/ou des contrôles de cohérence des documents fournis en lien avec un responsable,
Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception),
Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces…),
Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides…),
Assurer le rôle de référent en matière de gestion de la communauté des usagers d’espaces de consultation documentaire du reporting contractuel des opérateurs de SYTRAL Mobilités, suivi de certains contrôles de qualité de service,

2- Apporter un appui dans le suivi d’exécution technique et financière des marchés,

Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED,
Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d’avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT,
Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces…),
Répondre aux sollicitations sur son champ d’intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants…),

3- Préparer et/ou suivre des réunions multi-agendas en fonction des besoins,

Consulter les agendas, prendre et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
Gérer toute l’organisation logistique (convocations, préparation du matériel et dossiers…),
Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus de réunions ou instances sur demande,

4- Être le contributeur référent de sa direction sur l’intranet (rédaction, mise à jour, alertes…).

ACTIVITÉS SECONDAIRES

Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers,
Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants du service en cas de besoin,
Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier),
Participer à des groupes de travail sur les outils et procédure internes,
Organiser les éventuels déplacements (inscription, ordres de mission, réservations, notes de frais…),
Apporter un appui à l’organisation opérationnelle d’évènements,

Compétences

SAVOIR

Bonne connaissance de l'environnement bureautique et numérique (Word, Excel, Outlook, Berger-Levrault notamment),
Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe…)
Maîtrise des procédures administratives et des techniques de traitement de l'information,
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales,

SAVOIR-ÊTRE

Qualités de planification, d’organisation et de priorisation,
Polyvalence et adaptabilité (aux interlocuteurs, aux outils…),
Qualités rédactionnelles,
Curiosité et proactivité,
Autonomie,
Discrétion.

Conditions de travail

Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON – à proximité de la gare Part-Dieu,

Temps de travail : 35h (7h/j)

Rémunération statutaire et titre restaurant dématérialisé

Conditions de recrutement

FONDEMENT JURIDIQUE DE RECRUTEMENT DES CONTRACTUELS :

Emploi (quelle que soit sa catégorie hiérarchique) n'ayant pu être pourvu à un fonctionnaire, les besoins des services ou la nature des fonctions justifiant le recours temporaire à un contractuel (article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique, anciennement art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Les agents recrutés par ce fondement juridique sont engagés par contrat à durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Ces contrats sont renouvelables par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans. Une déclaration doit être saisie, y compris dans le cas du renouvellement d'un contrat.

TRAVAILLEURS HANDICAPES :

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.