CDD 6 MOIS - ASSISTANTE DU SERVICE OFFRE DE TRANSPORT ET INTERFACES ESPACES PUBLICS (F/H)

Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi d’orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l’Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l’Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ».

Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d’habitants. En plus des missions initiales d’organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l’aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d’animation du territoire en matière de mobilité.

Son objectif majeur est d’offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d’aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d’activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d’investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d’euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.

Présentation de la direction

Dans une approche multimodale et en accompagnement des politiques de mobilité portées par les membres, la DSUOM porte la définition et le suivi de l’offre et des services de mobilité.
La DSUOM définit la stratégie en matière de conquête usagers vers l’utilisation des transports en commun seuls ou en complémentarité avec d’autres modes.

Elle programme la mise en accessibilité et les actions d’amélioration des réseaux : couloirs bus, priorités aux feux, pertinence des itinéraires…

Contexte du poste

Missions :

- Assurer le rôle d’assistante du service Offre de Transport et Interfaces Espaces Publics - Pôles Etudes et accompagnement des politiques d’espace public

- Préparer et coordonner l’ensemble des éléments administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement des pôles Etudes et Accompagnement des politiques d’espace public

Missions

1 – Assurer des missions de gestion administrative
 Assurer la distribution et le suivi des réponses aux courriers, mails, sollicitations,
 Rédiger et suivre dans le circuit de signature les courriers
 Rédiger des notes, documents administratifs, mettre en forme des documents
 Organiser des réunions

2 – Assurer des missions de gestion financière
 Préparer et suivre le budget du service,
 Préparer et suivre les bons de commande, la facturation,
 Assurer le suivi des marchés du service, élaborer des tableaux de bord

3 – Assurer des missions d’assistance à la conduite de projet
 Elaborer les plannings et assurer le respect des délais
 Suivre l’avancement des livrables et les interfaces avec les parties prenantes
 Suivre les budgets et la conformité des objectifs

4 – Assurer des missions spécifiques
 Assurer la gestion administrative et financière des conventions et marchés pour travaux d’accessibilité et de voirie
 Assurer la gestion administrative et financière des abris bus et bornes Visulys (La borne d'information voyageur donne l'état des lieux de l'information en temps réel des transports en commun)

5 – Assurer des missions communes à toutes les assistantes de la DSUOM
 Participer aux groupes de travail en interne type « outils » ou « procédures »
 Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistantes de la Direction en tant que de besoin

Activités secondaires :

 Saisir les conventions, ordres de service, lettres de commande, validation des factures dans les logiciels métier
 Organiser les déplacements et réaliser les ordres de mission de la directrice adjointe et des agents du pôle
 Elaborer et suivre le tableau des congés de l’ensemble des agents du pôle pour les périodes de vacances scolaires
 Organiser et suivre le travail des stagiaires, le cas échéant.
 Reprographier, relier les pièces de marchés et autres documents.

Compétences

Savoir
 Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
 Bonne connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) et du fonctionnement de l’internet,
 Notions d’organisation et de gestion du temps,
 Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite.

Savoir-faire
 Savoir gérer son temps,
 Savoir gérer les priorités et les intégrer dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
 Savoir organiser un agenda et prendre des rendez-vous,
 Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et des courriers informatiques,
 Savoir rappeler des informations importantes,
 Savoir organiser le classement et l’archivage des dossiers,
 Savoir saisir et mettre en forme tous types de documents,

Savoir-être
 Organisation et réactivité,
 Qualité d’écoute,
 Esprit d’équipe,
 Polyvalence,
 Discrétion.

Conditions de travail

- Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON – à proximité de la gare Part-Dieu
- Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT)
- Tickets Restaurants

Conditions de recrutement

Fondement juridique de recrutement des contractuels :
Emploi dans le cadre d'un CDD de 6 mois.

Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.